Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung: Zukunftsfähige Plattform für Behörden und Kommunen

Eine unscheinbare Website stand im Frühjahr 2020 plötzlich im Mittelpunkt des öffentlichen Interesses: Das Online-Portal des Robert-Koch-Instituts (RKI). Das RKI koordiniert alle Bundesmaßnahmen in Verbindung mit der Corona-Pandemie. Tausende Behörden, Einrichtungen, Medien und Unternehmen griffen auf täglich aktualisierte Informationen zu.

Gleichzeitig mussten viele andere öffentliche Einrichtungen vorübergehend Ihre Dienstleistungen für die Bürger einschränken. Die Büros waren geschlossen – und digitale Serviceangebote nicht vorhanden. Die Corona-Pandemie wirft ein Schlaglicht auf ein altbekanntes Thema, in dem sich lange kaum etwas tat: die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung (E-Government) oder des öffentlichen Sektors.

Behörden, Kommunen und öffentliche Einrichtungen erkennen den Handlungsbedarf. Sie suchen nach technischen Lösungen, um die Erwartungen der Bürger erfüllen zu können und für eine immer stärker digitalisierte Zukunft gerüstet zu sein. Auf welche Herausforderungen stoßen sie dabei – und wie sieht die ideale Plattform für die digitale Verwaltung aus?

Das Beispiel des RKI verdeutlicht: Digitalisierung des öffentlichen Sektors ist nicht „nice-to-have”. Auch die schnellen Überbrückungsgelder für Unternehmen wären ohne digitale Prozesse unmöglich gewesen: Kaum vorstellbar, dass hunderttausende Anträge in Papierform eingereicht und bearbeitet werden müssen.

Doch von wirklich digitaler Verwaltung kann in Deutschland keine Rede sein. Die Websites für die Anträge mussten erst innerhalb von Wochen von den Bundesländern eingerichtet werden. Ebenso führte das RKI im Sommer 2020 ein großes Update seines Content-Management-Systems (CMS) und der Website durch. Auf massiven Druck der Bundesregierung lieferte der Hersteller des CMS eine neue Software-Version, obwohl dieser bereits seit Jahren nicht mehr für die Weiterentwicklung verantwortlich war.

Abseits des großen öffentlichen Interesses hat sich in den letzten Jahren wenig getan: Das zeigt der jährliche E-Goverment-Monitor der Initiative D21: 54 % der Deutschen nutzten digitale Verwaltungsangebote, 44 % seien zufrieden mit den digitalen Angeboten der Behörden. Immerhin, möchte man sagen. Die Studie fasst den Begriff „E-Government” jedoch sehr weit: Sie definiert beispielsweise die Angabe der Öffnungszeiten oder PDF-Dokumente zum Download auf der Website als digitale Angebote – nicht gerade das, was man sich unter moderner, digitaler Verwaltung vorstellt.

Nur 7 % der Bürger nutzten während der Corona-Pandemie digitale Verwaltungsangebote häufiger als sonst, nur 4 % nutzen solche Angebote erstmalig. Die meisten verzichteten auf Behördengänge während des Lockdowns. Es fehlte schlicht an durchgängig digitalen Dienstleistungsangeboten.

Woran liegt es, dass die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung nur langsam vorankommt? Eine der Ursachen sind die digitalen Plattformen, mit denen die Websites und Angebote betrieben werden. Deren technologische Basis stammt oftmals noch aus den 2000-er Jahren – aus einer anderen Zeit, als die Anforderungen einer digitalisierten Gesellschaft noch weitgehend unbekannt waren: Zum Beispiel die Anforderung, hunderte und tausende Seiten und Dokumente im mehreren Sprachen zu verwalten, die teils täglich aktualisiert werden müssen.

Dazu kommt der Wunsch von Behörden und öffentlichen Institutionen, digitale Bürger-Services übers Web und in mobilen Apps anzubieten: von Online-Anträgen bis hin zum Kauf von Parkausweisen oder Bustickets. Informationen und Dienstleistungen sollen möglichst aus einem Guss, benutzerfreundlich über ein zentrales Portal angeboten werden: eine Voraussetzung für deren Akzeptanz.

Digitale Services und Drittsysteme lassen sich prinzipiell in jedes Content-Management-System integrieren. Doch was passiert, wenn die Technologie unflexibel und dafür nicht ausgerichtet ist? Das System wird mit jeder Anpassung träger, komplexer, ineffizienter, instabiler, teurer in Betrieb und Wartung. Nicht gerade optimale Voraussetzungen, um sich fit zu machen für die digitale Zukunft – die gerade erst richtig beginnt.

Statt immer mehr Ressourcen in alte Systeme zu stecken, entscheiden sich Behörden und Kommunen lieber für einen klaren Schnitt: für eine neue digitale Plattform. Welche greifbaren Ergebnisse erzielen sie dadurch?

myLausanne ist das Online-Portal für die knapp 140.000 Bürger von Lausanne, der viertgrößten Stadt der Schweiz. Ziel der Plattform ist, allen Bürgern digitalen Zugang zu den Dienstleistungen der Stadtverwaltung und öffentlichen Versorgern zu ermöglichen. Das bessere Angebot soll jedoch keine höheren Kosten verursachen. Im Gegenteil: Die Stadt Lausanne arbeitet seit der Einführung effizienter und konnte die Kosten in der Verwaltung reduzieren.

Herzstück der neuen digitalen Plattform ist das Content-Management-System Magnolia. Nach nur 12 Monaten Entwicklungszeit ging das Portal “ans Netz”, alle Anforderungen konnten umgesetzt werden. Das ist bemerkenswert – wenn man bedenkt, dass Digitalisierungsprojekte im öffentlichen Sektor oft Jahr dauern, und man sich den Umfang von myLausanne genauer anschaut.

Das Portal kombiniert statischen Content mit Daten aus Drittsystemen und einer riesigen Bandbreite digitaler Services. Die Bürger können online ihre Daten ändern, verschiedene Anträge stellen und nachverfolgen, Wasser- und Stromverbrauch überwachen und Verbrauchsrechnungen herunterladen. Mit einem zentralen Log-in (Single-Sign-On) können Bürger auf alle Informationen und Services zugreifen, integriert in einer Plattform. Über 70 Redakteure halten die über 8.000 Einzelseiten von myLausanne aktuell.

Weitere europäische Städte, das slowenische Ministerium für öffentliche Verwaltung und 9 von 12 der österreichischen Bundesministerien setzen mittlerweile auf Magnolia. Die Kosten spielen bei der Entscheidung immer eine Rolle – das Hauptargument ist jedoch ein anderes.

Durch die offene Architektur kann praktisch jede Datenquelle und jedes Drittsystem nahtlos in die Plattform integriert werden. Inhalte und Services können über jeden digitalen Kanal ausgespielt werden. Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung wird schneller voranschreiten; viele Anwendungen und Anforderungen der nächsten Jahre kennen wir heute noch gar nicht. Mit einer flexiblen, skalierbaren Plattform rüsten sich Behörden und öffentliche Unternehmen für die digitale Zukunft – und können sicher sein, dass sich ihre Investitionen dauerhaft auszahlen.