Digital Asset Management (DAM): Vorteile und Tipps für die Umsetzung

„Könntest du mir mal schnell die neueste Version der Grafik für die Kampagne schicken?“ Wenn Teams große Mengen digitaler Inhalte und Medien erstellen und verwalten, wird es schnell kompliziert:

Wo liegt ein bestimmtes Foto? Haben wir zu diesem Thema schon ein Video? Ist dieses Dokument wirklich die aktuellste Version? Und wie kriegen wir das neue Logo auf tausende von Grafiken?

Digital Asset Management (DAM) soll die Antwort auf genau solche Fragen sein. In diesem Artikel erfahren Sie, was alles hinter dem Begriff steckt, welche Vorteile ein professionelles DAM für Sie hat und welche Software Sie dafür benötigen.

Der Begriff Digital Asset Management (DAM) umfasst die Prozesse in Verbindung mit der Verwaltung von digitalen Assets, oder Mediendateien, in Unternehmen; über den gesamten Lebenszyklus der Assets hinweg, von der Erstellung, über Speicherung und Verteilung bis hin zur Löschung oder Archivierung.

Für ihr DAM setzen Unternehmen in der Regel mehrere, integrierte Softwarelösungen ein. Dadurch schaffen Sie einen zentralen Pool an digitalen Inhalten, mit dem alle internen Abteilungen, aber auch Agenturen und andere externe Partner arbeiten können.

Marketing, Kommunikation und Vertrieb sind sicher die Hauptbeteiligten des Digital Asset Management. Doch auch beispielsweise HR oder Buchhaltung können darüber Dateien organisieren.

Digitale Assets sind digitale Inhalte oder digitale Mediendateien, wie zum Beispiel:

Drei Beispielszenarien:

In einem E-Commerce-Unternehmen arbeiten mehrere Marketing-Teams mit Konzeptern, Designern und Textern gemeinsam an einer integrierten Kampagne und entwickeln Inhalte für Social Media, Website, Online-Shop, Social-Media und Print.

Die Rechtsabteilung eines Versicherers stellt allen Vertriebspartnern über ein internes Portal regelmäßig aktuelle Dokumente mit neuen Gesetzen und Richtlinien zur Verfügung.

Für die Produktion einer neuen Modelinie teilt die Markenabteilung mit allen Produktionspartnern die neuesten Logo-Varianten und Elemente des Corporate Designs.

Mit einer Digital Asset Management Lösung können Sie digitale Inhalte speichern, organisieren, finden, abrufen und teilen; durch spezielle Funktionen können Sie die jeweiligen Aufgaben sehr effizient durchführen.

Durch einen Vergleich wird der Begriff etwas greifbarer: Der Gegensatz einer DAM-Lösung wären manuelle Prozesse, also die „herkömmliche“ Verwaltung der Dateien über einen Fileserver oder lokale Speicherung.

Digital Asset Management Software unterstützen in der Regel folgende Prozesse:

Wie bereits erwähnt werden oftmals mehrere Softwarelösungen mit unterschiedlichen Funktionen zu einer ganzheitlichen DAM-Lösung zusammengeschlossen.

Schauen wir uns die einzelnen Funktionsbereiche des DAM an und welche Vorteile Ihr Unternehmen daraus ziehen kann.

Die Inhalte werden zentral und sicher abgespeichert; am besten in einer Cloud. Dann können Mitarbeitende von überall aus darauf zugreifen. Über ihren Webbrowser gelangen sie zu einer leicht bedienbaren Benutzeroberfläche.

Sie können Ihre Strukturen und Prozesse im DAM-System abbilden; so sieht zum Beispiel jeder Nutzer nur die Assets und Funktionen, die für sein Team oder für seine Rolle erforderlich sind. Neue Versionen werden automatisch nachvollziehbar gespeichert, und Sie können beliebig viele Varianten eines Assets hinterlegen.

Erste Voraussetzung, um die Massen an Daten effizient nutzen zu können: Sie müssen sie erst mal finden. Neben einer klassischen Ordner-Struktur bietet eine DAM-Lösung dafür viele Funktionen: Sie können Assets verschlagworten (taggen) und deren Metadaten pflegen. Sie können die Datenbank nach praktisch allen Asset-Attributen durchsuchen.

Viele DAM-Lösungen arbeiten zudem mit künstlicher Intelligenz: Sie können in Bildern und Videos nach Motiven oder Gesichtern bestimmter Personen suchen.

Dateien über den File- oder FTP-Server zu teilen ist nicht besonders komfortabel; und Wege wie E-Mail-Anhänge oder gar USB-Sticks dazu sehr unsicher. Über eine DAM-Software teilen Sie Dateien über ein Berechtigungssystem: Sie können Standardrollen definieren, die auf bestimmte Assets Zugriff haben, oder einzelnen Person direkt Zugriff gewähren.

Sie können konfigurieren, was die jeweilige Person tun darf; etwa ob sie einen Inhalt herunterladen, bearbeiten oder andere freigeben darf; genauso können Sie Freigaben zeitlich beschränken. Bestimmte Assets können Sie öffentlich zugänglich machen, wie etwa Fotogalerien für Ihren Pressebereich auf der Website.

Zu Ihren Bildern und Videos müssen Sie eine Menge Metadaten speichern, zum Beispiel: Aufnahmeort und -zeit, Details zu Kameraeinstellungen, beteiligte Personen, Informationen zu Nutzungsrechten und Lizenzen, und so weiter. Durch die Rich Media Funktionalität Ihres DAM können Sie alle diese Daten erfassen und durchsuchen.

Ihre Marke und das damit verbundene Ansehen sind zwei Ihrer größten Unternehmenswerte. Deshalb müssen Sie sicherstellen, dass überall einheitliche und markenkonforme Materialien und Inhalte verwendet werden; etwa in Unterlagen und Präsentationen, in Werbekampagnen oder im Online-Shop.

Über Ihre DAM-Lösung haben alle Mitarbeitenden Zugriff auf die jeweils aktuellste Version. Ändern Sie etwas, müssen Sie Ihre Inhalte nur ins DAM hochladen, die Verteilung anstoßen, und alte Versionen sperren. Es kursieren dann keine separaten, veralteten Versionen, weil Mitarbeitende vielleicht lokal gespeicherte Dateien nutzen.

Auch auf Ihren Kanälen sollten alle markenrelevanten Inhalte immer aktuell und einheitlich sein: Stichwort konsistente Customer Experience. Wenn Sie Ihr digitalen Kanäle mit Ihrem DAM verknüpft haben, können Sie Updates praktisch per Mausklick ausrollen – egal, wie viele Kanäle Sie betreiben.

Alle die beschriebenen Maßnahmen dienen auch dazu, ihr geistiges Eigentum zu schützen. Niemand kann Assets unberechtigt nutzen oder verändern. Sie beugen urheberrechtlichen Verletzungen vor. Zudem bieten viele Lösungen die Möglichkeit, alle Bilder und Videos automatisch mit Wasserzeichen zu versehen.

Mitarbeitende verschiedener Team und Standorte können gemeinsam an Inhalte oder Kampagnen arbeiten. Sie greifen auf dieselben Assets zu, Änderungen stehen sofort alle zur Verfügung. Sie können detaillierte Workflows für Zusammenarbeit und Freigaben erstellen, die viele Abstimmungen ersetzen.

Außerdem finden Autoren und Designer bereits vorhandene Inhalte schnell wieder, und können diese wiederverwenden und anpassen – statt neue Inhalte doppelt und dreifach zu erstellen. Das spart Zeit und Geld, und neue Kampagnen werden deutlich schneller fertig.

Die Inhalte und Dateien können nicht nur Ihre Mitarbeitenden verwenden oder teilen. Sie können sie direkt in verschiedenen digitalen Kanäle und Frontends einbinden: in der App, auf der Website, in POS-Systemen, in soziale Medien, aber auch in Vertriebslösungen oder Wissensdatenbanken.

Die Assets werden dafür nicht kopiert und in den verschiedenen Systemen eingefügt. Wenn möglich, werden sie direkt verknüpft: Die Frontends binden dann die Originaldatei ein. Wie bereits beschrieben müssen Sie dann nur die Originaldatei austauschen, und sie wird an den verknüpften Stellen automatisch aktualisiert.

Schon kleine Unternehmen verwalten tausende, digitale Inhalte: von Layouts für Briefbögen bis hin zu Produktvideos im Online-Shop. Bei großen Marken und Konzernen gehen die Assets leicht in die hunderttausende, die zudem intern und extern in zig verschiedenen Kanälen verwendet werden. Ist das Unternehmen in mehreren Sprachen aktiv, multipliziert sich die Zahl des Assets weiter. Die manuelle Verwaltung der Assets funktioniert dann einfach nicht mehr.

Die Prozesse werden extrem langsam und bremsen die eigentliche Arbeit aus. Mitarbeitende vergeuden Zeit in wiederkehrenden Abstimmungsrunden, müssen lange nach vorhandenen Inhalten suchen, oder erstellen lieber gleich neue. Die Zusammenarbeit von Teams an verschiedene Standorten oder im Homeoffice ist kaum möglich.

Viele Fehler passieren: Markenwahrnehmung und Customer Experience leiden, weil auf digitalen Kanälen unterschiedliche oder veraltete Inhalte kursieren. Strategien wie Omnichannel-Marketing und Personalisierung sind ohne DAM schlicht nicht denkbar.

Um welche Software herum Unternehmen ihr Digital Asset Management aufbauen, ist zweitrangig: ob mit einer dezidierten DAM-Suite oder durch Kombination von Funktionen verschiedener Lösungen.

Vielmehr ist entscheidend, dass alle am DAM-Prozess beteiligten Systeme (und Abteilungen) verbunden sind und es einen zentralen Asset- oder Content-Hub gibt. Dort werden alle Assets gespeichert und sie können von dort bearbeitet und verteilt werden.

Ansonsten entstehen die berüchtigten Daten-Silos: Assets werden doppelt und dreifach an verschiedenen Orten gespeichert, der Transfer zwischen den Systemen ist aufwendig, manuelle Abstimmungen sind weiterhin nötig.

Als Content-Hub können Sie auch Headless Content Management Systeme wie Magnolia CMS einsetzen: sie bieten oft fortgeschrittene DAM-Features. Durch den Headless-Ansatz können die Assets an praktisch unendlich vielen Stellen ausgespielt werden.

Wenn Sie ihre Assets hauptsächlich für digitale Marketing- und Vertriebskanäle verwenden möchten, reicht Ihnen ein modernes CMS als zentrale Lösung eventuell aus. Wollen Sie weitere Daten verwalten und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen organisieren? Dann können Sie eine DAM-Software oder Speziallösungen anbinden: zum Beispiel für die Verwaltung von Brand-Assets, großen Mengen an Dokumenten, Fotos oder Videos.

Magnolia CMS ist bereits mit umfangreichen Funktionen für Ihr Digital Asset Management ausgerüstet: für die Verwaltung, Bearbeitung und Verteilung. Teams mit hunderten Content-Autoren und Marketer können darüber zusammenarbeiten.

Zum Beispiel bietet Magnolia CMS:

Wenn Ihre Anforderungen steigen, binden Sie externe DAM-Software an das CMS an. Content-Autoren können dann Assets in allen Lösungen durchsuchen und verwenden. Sie nutzen dabei die zentrale Oberfläche von Magnolia; native Inhalte aus Magnolia und Inhalte aus externen Lösungen lassen sich exakt gleich verwenden; kein Unterschied ist zu spüren.

Aktuell sind folgende DAM-Erweiterungen oder -Anbindungen für Magnolia CMS verfügbar:

Hier finden Sie weitere Informationen zu den DAM-Extensions.

Jede weitere DAM-Software oder ihre eigene Lösung können Sie selbst über die REST-API anbinden.