Product Information Management (PIM): Erklärung und Vorteile

Die Software ist selten das Problem, wenn Unternehmen einen neuen Online-Shop oder ein Kundenportal launchen möchten. Sondern: Woher kommen die Daten?

Pro Produkt kommen leicht hunderte Datensätze zusammen: bei Textilien etwa die Materialzusammensetzung, Herkunftsangaben, Größen, Waschhinweise und Produktfotos. Meist liegen diese Daten in verschiedenen Systemen verstreut.

Mit einem Product Information Management System können Unternehmen solchen Datenmengen Herr werden. Was genau steckt hinter PIM? Welche Prozesse sind beteiligt und welche konkreten Vorteile hat es?

Product Information Management steht für Produktdatenverwaltung: Daten zu allen Produkten werden in einem System zusammengeführt, medienneutral verwaltet, angereichert und dann an die verschiedensten On- und Offline-Kanäle ausgespielt. Dazu gehören unter anderem technische und logistische Daten, Preise und Informationen für den Verkauf.

Abteilungen wie Produktion, Produktmanagement, Einkauf, Kundenservice, Marketing und Vertrieb nutzen die Daten. Auch externe Partner wie Lieferanten, Werbeagenturen und Kunden können Zugriff bekommen. Im PIM-System können Rechte und Rollen sowie Redaktions-Workflows definiert werden, um die Erstellung und Nutzung der Daten zu regeln.

PIM ist relevant für Unternehmen, die ein größeres Produktsortiment haben, und in denen die Informationen an vielen Stellen genutzt werden; insbesondere dann, wenn die Inhalte mehrsprachig gepflegt werden. Ohne ein gutes System wäre es fast unmöglich, überall korrekte und aktuelle Daten bereitzustellen.

Die Prozesse rund ums PIM lassen sich in drei Bereiche aufteilen: Import, Verwaltung und Bereitstellung.

Das PIM-System wird an andere Datenquellen angeschlossen: es importiert etwa technische Daten und Preise aus dem ERP und aus Lieferantensystemen, oder Videos und Bilder aus einer DAM-Lösung.

Im PIM-System werden die Daten zusammengeführt und strukturiert, das heißt den einzelnen Produkten zugeordnet. Redakteure können nun die Produkte um weitere Daten anreichern, speziell die Informationen für Vertrieb und Marketing. Diese werden in verschiedene Sprachen übersetzt, geprüft und freigegeben.

An das PIM-System können beliebig viele Kanäle (Multichannel) angebunden werden, die auf die Daten zugreifen können: etwa Websites, Online-Shops, Apps, das Callcenter oder Katalogmanagementsysteme. Dieses Konzept wird mit den Begriffen Multichannel Publishing oder Databased Publishing beschrieben; heute spricht man immer stärker von Content as a service. Da alle Inhalte medienneutral (formatneutral) gespeichert sind, können sie in jedes Layout gebracht und frei zusammengestellt werden.

Wie erwähnt können auch externe Kanäle verknüpft werden, sodass etwa Produktbilder oder Marketingtexte direkt im Online-Shop oder im POS-System von Handelspartnern eingebunden werden.

Für das Product Information Management kann ein Unternehmen eine dezidierte PIM-Software verwenden – muss aber nicht. Ein Content-as-a-service-Ansatz funktioniert prinzipiell dann, wenn die am PIM-Prozess beteiligten Systeme und die Frontends der Kanäle in einer Headless-Architektur aufgebaut sind, also wenn Backend und Frontends strikt getrennt sind.

Mit einem modernen Headless CMS etwa lassen sich ebenfalls Daten medienneutral pflegen und für unterschiedliche Kanäle bereitstellen; ebenso können Produktdaten mit anderen Inhalten zu sogenannten Digital Experiences kombiniert werden.

Ein Headless CMS kann also die Funktion eines PIM-Systems abbilden. In Magnolia CMS können über sogenannte Content Apps strukturierte Daten für Produkte angelegt und verwaltet werden.

Headless CMS sind jedoch nicht ursprünglich für die Verwaltung großer und komplexer Produktsortimente entwickelt worden; dafür empfehlen sich dezidierte PIM-Systeme. PIM und CMS werden dann integriert. Das CMS holt sich relevante Produktdaten aus dem PIM und bindet diese in die Digital Experiences ein, die über Websites, Apps und andere digitalen Kanäle ausgespielt werden.

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Beim PIM werden alle produktbezogenen Daten zentral zusammengeführt. Unabhängig davon, ob ein Unternehmen dafür eine dezidierte PIM-Lösung einsetzt oder nicht: Welchen konkreten Auswirkungen hat das?

Der zentrale Datenpool vereinfacht und beschleunigt die interne Zusammenarbeit enorm. Daten müssen nicht mehr an mehreren Stellen gepflegt und manuell zwischen Systemen hin- und herkopiert werden. Riesige Datenmengen können schnell durchsucht werden, statt einzelne Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzustellen.

Durch die Schnittstellen werden Daten zwischen den Systemen synchronisiert: überall stehen sie aktuelle zur Verfügung, manuelle Korrekturen sind unnötig. Da alle Daten medienneutral vorliegen, können sie für alle Zwecke genutzt werden: für den Abruf in einer Software sowie in Layouts für gedruckte Kataloge.

Durch fest definierte Workflows können Teams wesentlich leichter gemeinsam arbeiten, auch an verteilten Standorten; es gibt weniger Abstimmungsrunden und Missverständnisse.

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Die effizientere Zusammenarbeit führt letztlich dazu, dass Kampagnen oder neue Produkte viel schneller und mit weniger Kosten gelauncht werden können.

Im PIM-System werden Daten formatneutral gespeichert. Gleichzeitig können Versionen mit kanalspezifischen Formaten gepflegt werden, wie Bilder mit unterschiedlichen Auflösungen oder Seitenverhältnissen.

Über Schnittstellen werden alle Kanäle, on- wie offline, mit korrekten Daten versorgt. So können Unternehmen auf allen Kanälen konsistente Customer Experiences bieten. Immer weitere Kanäle oder Vertriebswege lassen sich anbinden – etwa Online-Marktplätze oder Streckengeschäft. Trotzdem steigt der Verwaltungsaufwand kaum.

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Produktdaten sind der Schlüssel für den Erfolg in Marketing und Vertrieb – das gilt umso mehr, je digitaler die Vertriebswege werden. Da viele Kunden auf persönliche Beratung verzichten, sind sie bei der Recherche auf korrekte Informationen angewiesen.

Bessere Produktdaten und Beschreibungen etwa führen zu schnelleren Conversions im Online-Shop: Sie geben den Kunden die Sicherheit, dass sie das passende Produkt gewählt haben. Sie müssen nicht erst auf anderen Websites weiter recherchieren.

Je besser Kunden sich vor dem Kauf informieren können, desto niedriger fällt die Retourenquote aus. Viele Waren werden zurückgeschickt, weil sie den Erwartungen der Kunden nicht entsprechen; besser Bilder und Beschreibungen können das verhindern. Der Kundenservice wird entlastet, wenn weniger Nachfragen und Reklamationen kommen.

Auch Verkäufer, Kundenservice-Mitarbeiter oder Handelspartner können erfolgreicher arbeiten, wenn sie jederzeit auf aktuelle Daten zugreifen können.

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Nicht zuletzt hilft ein PIM-System, bessere Entscheidungen zu treffen. Über ihre digitalen Kanäle sammeln Unternehmen eine Menge Daten zum Nutzungs- und Kaufverhalten ihrer Kunden. Verteilt auf verschiedene Systeme (Datensilos) nutzen die Daten wenig. Wenn sie jedoch zusammengeführt werden, lassen sich Analysen durchführen und Schlüsse ziehen: etwa darüber, wie das Sortiment oder die Verkaufskampagnen optimiert und besser auf die Kunden abgestimmt werden können.